Pri podnikateľskej činnosti vzniká veľké množstvo rôznych daňových a iných dokladov, ktoré zaberajú priestor a tvoria celý systém komplikovanejším. Účtovníctvo je zložité aj samo o sebe, archivácia dokumentov ho robí ešte o čosi ťažším. Ako dlho je potrebné archivovať jednotlivé účtové doklady a iné dokumenty spojené s podnikaním?
Všeobecné doklady, ako doklady o kúpe, o prenájme a tak ďalej, sa odporúča archivovať minimálne po dobu troch rokov. Akékoľvek súdne vymáhanie týchto vecí po tejto dobe je ľahko napadnuteľné.
Pri daňových a účtovných dokladoch, pri obchodnej korešpondencii, je to trochu náročnejšie, keďže dobu archivácie týchto dokumentov určuje priamo zákon a nie je možné sa teda spoľahnúť na bežný odhad či domnienky.
Účtovnú závierku a výročnú správu je potrebné zo zákona archivovať po dobu 10 rokov.
Mzdové listy a účtovné písomnosti ich nahradzujúce je zo zákona potrebné archivovať takisto 10 rokov.
údaje zo mzdových listov a účtovných písomností, ktoré ich nahrádzajú, potrebných na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia, je zo zákona povinné archivovať po dobu 20 rokov.
Projektovo – programovú dokumentáciu na vedenie účtovníctva pomocou výpočtovej a ďalšej techniky je potrebné zo zákona archivovať minimálne po dobu 5 rokov od času, kedy bola naposledy použitá.
Inventárne karty HM (okrem zásob alebo účtovných písomností) je potrebné archivovať minimálne 3 roky.
Do účtovnej dokumentácie radíme najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, odpisový plán, účtovné knihy, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa v rozsahu definovanom v zákone o účtovníctve.
Každý podnikateľ alebo firma je zo zákona povinný/á zabezpečiť uchovanie všetkých záznamov pred svojím zánikom alebo skončením podnikania. Podnikateľ je takisto povinný zabezpečiť všetky uvedené dokumenty voči poškodeniu, krádeži či znehodnoteniu.